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Du entscheidest, welche Outlook-Ordner gesichert werden. Die Anzeige orientiert sich an der aus Outlook bekannten Reihenfolge.
Outlook-E-Mails sichern, ohne ein weiteres Archivsystem einzuführen.
MailSaver exportiert ausgewählte Nachrichten als EML-Dateien und legt sie im OneDrive des verbundenen Microsoft-Kontos ab. So entsteht eine zusätzliche, zugängliche Kopie außerhalb des Postfachs.
Was bei einem Backup passiert
Der Ablauf bleibt in deiner Microsoft-365-Umgebung nachvollziehbar.
Nachrichten exportieren
MailSaver liest die Nachrichten über Microsoft Graph und erzeugt EML-Dateien mit den ursprünglichen E-Mail-Informationen und Anhängen.
In OneDrive ablegen
Die Dateien landen direkt im Zielordner deines OneDrive. Bereits erfolgreich verarbeitete Nachrichten werden bei späteren Läufen übersprungen.
Was MailSaver leistet
Eine regelmäßige, getrennte Sicherung
- Nachrichten außerhalb des Postfachs als einzelne Dateien verfügbar machen
- Header, Inhalt und Anhänge gemeinsam im EML-Format erhalten
- Manuelle oder automatische Sicherung in verständlichen Intervallen
- Speicherung im eigenen Microsoft-Konto statt in einem fremden E-Mail-Archiv
Wichtige Abgrenzung
Sicherung ist nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv
MailSaver garantiert keine vollständige GoBD- oder Revisionssicherheit. Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte, Zugriffsrechte und eine Verfahrensdokumentation müssen im Unternehmen separat geregelt werden. Lass die konkrete Lösung bei Bedarf steuerlich oder rechtlich prüfen.
Warum EML statt PDF?
Eine E-Mail besteht aus mehr als ihrem sichtbaren Text.
EML-Dateien enthalten neben Inhalt und Anhängen auch technische Header wie Absender, Empfänger, Versandzeitpunkt und Nachrichten-ID. Sie lassen sich in vielen E-Mail-Programmen öffnen und bleiben näher am ursprünglichen Nachrichtenformat als ein einfacher Ausdruck oder PDF-Export.
Das macht EML zu einem praktischen Format für eine Sicherung. Ob Format, Ablage und organisatorische Maßnahmen alle Anforderungen deines Unternehmens erfüllen, hängt jedoch vom konkreten Anwendungsfall ab.
Für wen der Ansatz passt
Passt gut, wenn …
- Outlook und OneDrive bereits zum Arbeitsalltag gehören,
- eine zusätzliche Kopie geschäftlicher E-Mails gebraucht wird,
- die Ablage im eigenen Microsoft-Konto bleiben soll,
- eine einfache Lösung wichtiger ist als ein Enterprise-Archiv.
Prüfe genauer, wenn …
- eine zertifizierte oder manipulationsgeschützte Archivlösung vorgeschrieben ist,
- zentrale Aufbewahrungsrichtlinien für viele Postfächer benötigt werden,
- eDiscovery, Legal Hold oder umfassende Audit-Funktionen gefordert sind,
- OneDrive nicht als zulässiger Speicherort definiert ist.
Rechtlicher Kontext
Geschäftliche E-Mails können Handels- oder Steuerunterlagen enthalten. Je nach Inhalt können insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten relevant sein. MailSaver ist ein technisches Sicherungswerkzeug und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Das erste Backup kostet nichts.
Unternehmen können den Posteingang einmal pro Woche kostenlos sichern. Premium ist jährlich oder als Lifetime-Lizenz pro Postfach erhältlich; Founders zahlen aktuell einmalig 49 € netto.